辦公用品設(shè)備等采購時,行政/采購人員應(yīng)根據(jù)辦公用品、辦公用品等的庫存余量及消耗情況做出相應(yīng)的采購計劃,并按采購計劃要求的質(zhì)量、數(shù)量、品種進(jìn)行采購,做到既保證辦公需要又不積壓過多的資金。
采購時,原則上應(yīng)遵循物美價廉的原則,盡量節(jié)減公司費(fèi)用的支出。行政/采購人員在采購工作中,要認(rèn)真執(zhí)行國家的政策法令,遵守公司的財務(wù)制度,做到單據(jù)、賬目、手續(xù)清楚。
行政/采購人員在采購辦公用品、辦公用品等的過程中,應(yīng)按照員工工作的需要,合理選擇各類辦公用品、辦公用品等,使之達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、合理、經(jīng)濟(jì)的水準(zhǔn),必須注意以下幾點(diǎn):
1)滿足公司辦公需要,即分析各類辦公用品、辦公用品等的用途,決定哪些辦公用品、辦公用品等為真正所需。
2) 及時供應(yīng),要求供應(yīng)商保證及時供應(yīng)。
3) 采購前要摸清情況,即了解各類辦公用品、辦公用品等的基本使用方法及產(chǎn)品功能,可以選擇一家固定的信譽(yù)度較高的供應(yīng)商進(jìn)行長期合作,從而保障辦公用品、辦公用品等的質(zhì)量和售后服務(wù),能接受相關(guān)的培訓(xùn)和維護(hù)服務(wù)。
4) 方式適當(dāng),盡可能設(shè)置集中的采購部門,實行公開訂價,以免發(fā)生回扣和作假等問題。
5)經(jīng)濟(jì)合理,集中、大量采購可以獲得適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠。